KSeF – najważniejsze informacje i terminy

1. Zacznij już Teraz
Najpóźniej do końca roku, wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za założenie konta w systemie KSeF 2.0. Osoba ta będzie miała możliwość dodawania i odbierania uprawnień w zakresie tej aplikacji.
Zorientuj się i ustal w firmie, kto będzie wystawiał i odbierał faktury oraz kto będzie odpowiedzialny za przekazywanie dokumentów do księgowania (księgowość wewnętrzna czy biuro rachunkowe).

a) W jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), osobą zarządzającą KSeF 2.0 musi być właściciel.
b) W innych przypadkach, takich jak spółki czy instytucje, musi to być osoba zgłoszona poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA w wersji papierowej do właściwego Urzędu Skarbowego (możliwość elektronicznego zgłoszenia przewidziana w listopadzie – grudniu 2025). W zawiadomieniu może być wpisana tylko jedna osoba reprezentująca podmiot.

2. 15-sty Listopad 2025
Udostępnienie certyfikatów.
Udostępnienie testowej wersji aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Od tego dnia można zalogować się do testowego systemu. Warto to zrobić, aby zapoznać się z jego strukturą i ustalić sposób logowania do aplikacji. Można też w tym czasie uruchomić integrację z własnym systemem sprzedażowym (Optima, Subiekt, Enova itp.).
Jeśli nie posiadasz programu do wystawiania i odbierania faktur, warto rozważyć jego zakup właśnie teraz – to ostatni moment. Przy małej ilości odbieranych i wysyłanych faktur dodatkowe oprogramowanie nie jest konieczne – można wszystko zrobić w aplikacji KSeF 2.0, ale nie jest to zbyt wygodne.

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0  – wersja przedprodukcyjna (Demo) – już dostępna pod linkiem poniżej:

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0  – wersja przedprodukcyjna (Demo)

3. 1-szy Luty 2026 –Uruchomienie wersji produkcyjnej – Obligatoryjny obowiązek korzystania z KSeF 2.0

KSeF 2.0 ETAP 1 – dla dużych podmiotów (w teorii). W praktyce dotyczy firm odbierających faktury od dużych podmiotów (prąd, gaz, woda, telefon, internet, paliwo). Jest to również moment, w którym musimy być gotowi na odbieranie faktur za pośrednictwem systemu KSeF 2.0.

4. 1-szy Kwiecień 2026 – Obligatoryjny obowiązek korzystania z KSeF 2.0 – dla pozostałych przedsiębiorców.

Szczegółowy informacje znajdziesz na oficjalnej stronie KSEF – > szczegóły wprowadzenia KSeF 2.0

Informacje dodatkowe do KSeF 2.0

1. Sprzęt i system operacyjny
   • Warto zrobić wcześniejsze rozpoznanie sprzętu komputerowego oraz sprawdzić aktualność systemów operacyjnych.
   • Windows 10 kończy wsparcie – jedynym systemem, który w pełni będzie wspierany w najbliższych aplikacjach, certyfikatach i integracjach, jest Windows 11.
   • Aktualizacja Windows 10 do Windows 11 może być możliwa, ale zależy od wieku i parametrów konkretnego komputera. W niektórych przypadkach może być konieczny zakup nowego sprzętu.
   • Nie oznacza to, że Windows 10 przestanie działać natychmiast, jednak z czasem mogą pojawić się trudności we współpracy z nowymi aplikacjami i systemami wspierającymi KSeF.
2. Elektroniczne sposoby potwierdzania tożsamości
   Na potrzeby KSeF warto ustalić i sprawdzić, czy osoby odpowiedzialne (np. szef, pracownicy, przełożeni) posiadają:
   • Profil zaufany – umożliwia autoryzację w urzędach online.
   • Podpis kwalifikowany – elektroniczny podpis, który ma pełną moc prawną.
   • Pieczęć firmowa – w formie elektronicznej do dokumentów firmowych.
     Krótka informacja, jak pozyskać te certyfikaty, pozwoli osobom mniej zaznajomionym z tematem wiedzieć, co zrobić i gdzie się zgłosić.
3. Planowanie w czasie
   • Nie warto odkładać działań na ostatnią chwilę (np. 1 lutego). Lepiej rozpocząć przygotowania znacznie wcześniej, zgodnie z rozpisaną wcześniej kolejnością kroków.
   • Chociaż będzie dostępna wersja przedprodukcyjna KSeF, po uruchomieniu wersji produkcyjnej 1 lutego konieczna będzie ponowna konfiguracja. Informacje z wersji testowej nie przechodzą na produkcyjną.
   • Pierwsze dni (1–7 lutego) mogą wiązać się z problemami, dlatego warto wcześniej przetestować logowanie i konfigurację, nawet jeśli faktury nie będą wystawiane od razu.
4. Wsparcie i informacje dodatkowe
   • Szczegóły można poznać na oficjalnej stronie KSeF gov.pl
   • Jako informatyk mogę służyć pomocą zarówno w zakresie technicznym, jak i merytorycznym dotyczącym KSeF. – proszę jednak o wcześniejszy kontakt telefoniczny lub mailowy.